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L’importanza del Budget del personale spiegata da Legacy

L’amministratore della Legacy, società di servizi per le imprese con sede a Lanciano, ci spiega l’importanza dell’analisi del costo del lavoro nella fase di pianificazione e gestione aziendale

di Marco Abbonizio

Quando parliamo di budget del personale tocchiamo uno degli aspetti fondamentali nell’ambito delle risorse umane che interessa aziende di ogni tipologia. 

L’attività di analisi del costo del lavoro finalizzata a determinare un budget aziendale rappresenta un valore aggiunto determinante per l’impresa ed il professionista perché consente di poter conoscere, prevedere e stimare il costo dei propri collaboratori, sia in una fase preventiva (prima di un’assunzione) sia in una fase gestionale (durante il rapporto di lavoro).

I dati che possono essere oggetto di analisi al fine di valutare e conoscere l’incidenza di costo dei propri dipendenti, sono diversi e tutti di estrema importanza: essi possono considerare un costo complessivo delle risorse presenti in azienda, al netto o al lordo, oppure essere oggetto di una reportistica più specifica su particolari situazioni come assenteismo (per malattia, ferie, permessi, congedi, ecc), straordinari o altro.

 In questo si concretizza una delle attività principali che la Legacy, società di servizi con sede a Lanciano, offre alle aziende che ne possono trarre vantaggi enormi soprattutto in fase di pianificazione e programmazione strategica aziendale.

Per descrivere questa tipologia di servizio siamo andati ad intervistare il giovane amministratore della Legacy, l’imprenditore Marcello Zulli, figura poliedrica e specializzata in questo settore, da diversi anni al servizio di varie aziende del territorio con la sua Società.

Marcello, è possibile innanzitutto dare una definizione di questo servizio offerto dalla Legacy?

«Sì, direi che il budget del costo del personale si configura come uno strumento dettagliato ed approfondito nel quale sono riportate tutte le voci fisse e variabili relative alla retribuzione per ciascun singolo dipendente. Attraverso un semplice prospetto, di facile ed immediata lettura, l’azienda può avere a disposizione una immediata percezione del peso effettivo in termini economico-finanziari di ogni risorsa che opera all’interno dell’attività».

In che modo l’azienda arriva ad avere questa necessità e la manifesta ai propri consulenti?

«Le motivazioni che portano a necessitare di una tale analisi sono molteplici: di sviluppo organizzativo o di ridimensionamento, di pianificazione o di consuntivazione e più in generale ogni qualvolta un imprenditore o un datore di lavoro si imbatte in una domanda fondamentale per l’economia della sua attività:

“Quanto mi costano i dipendenti?” -  “Quanto e cosa devo prevedere per la gestione delle mie risorse?”

Sulla base di queste necessità lo staff Legacy lavora per redigere un budget che non è solo numerico, ma diventa anche descrittivo della realtà organizzativa, esprimendone il valore funzionale oltre che meramente economico, con margine di errore prossimo allo zero. Nel report viene esposto il costo lordo sia a livello totale, sia a livello individuale del singolo dipendente, prendendo in considerazione ovviamente anche la parte inerente agli oneri previdenziali e quella contributiva.  Sempre nella fase di analisi abbiamo la possibilità di entrare ancora più nel dettaglio uscendo fuori dalla retribuzione ordinaria, prendendo in considerazione la parte relativa ai giustificativi e alle voci particolari quali, a titolo esemplificativo, i premi aziendali, il welfare, l’incidenza degli straordinari, dell’assenteismo, del maggior onere in previsione di rinnovi di CCNL, ecc.».

Un’analisi decisamente approfondita… In che modo avviene?

«L’analisi avviene per mezzo di una stima basata sui dati raccolti insieme all’azienda per il periodo antecedente al momento in cui si parte con questo lavoro. Il budget previsionale, ad esempio su base annuale, va rivisto periodicamente per capire se il bimestre, il trimestre o il semestre siano effettivamente in linea con la previsione del manager nella totalità dei dodici mesi. Qualora non dovesse esserlo, ci si adopera per capire da cosa deriva lo scostamento e per attuare le dovute azioni correttive che, a quel punto, diventano assolutamente necessarie …. è il criterio del Forecast, ovvero una previsione della situazione economica, patrimoniale e finanziaria a fine periodo del costo del personale basata sulla valutazione del budget iniziale».

Cosa si intende per azioni correttive?

«Per fare un esempio pratico: qualora dovesse emergere dal report che il numero di straordinari sia molto elevato, attraverso il lavoro dei consulenti interni che compongono il nostro staff, si può arrivare a capire se all’azienda possa convenire inserire una nuova risorsa anziché sovraccaricare il personale presente, sia in termini economici, sia in termini di preservare la salute psico-fisica del lavoratore. Ma anche altri tipi di scelte, quali quelle di investire in formazione per migliorare le perfomance delle risorse ed aumentare il loro potenziale a parità di costo».

In che modo si riesce ad arrivare ad azioni correttive idonee?

«La base della buona riuscita di questo tipo di azione è per gran parte riposta nel monitoraggio continuo della reportistica che, e ci tengo a sottolinearlo, attuiamo su misura per la singola azienda e le esigenze della stessa. Reportistica, analisi, monitoraggio ed eventuali azioni correttive sono dei vestiti cuciti su misura. Imprescindibile è il confronto con l’impresa o con il professionista che media fra noi e l’impresa; riteniamo questo un fattore fondamentale per una riuscita ottimale di un lavoro che non può e non deve limitarsi ad essere un insieme di “fogli riempiti di numeri”, ma che rappresenta uno strumento di analisi e di scelte aziendali».

Qual è l’effettivo vantaggio dell’azienda che si rivolge ad un CED specializzato per questo tipo di servizio?

«La possibilità di avere un dato certo, rispondente al contesto aziendale, tempestivo  e con una assistenza operativa da parte di esperti. Ciò consente all’azienda il grande vantaggio di poter pianificare al meglio di volta in volta le azioni e le scelte per il medio-lungo periodo, avendo contezza di quella percentuale del budget aziendale che rappresenta l’aspetto “vivo” aziendale, quello delle persone. Accade spesso che nell’analisi del budget del personale vengano fuori “dispersioni” in termini di spese superflue per ragioni di varia natura; una volta appreso questo, ed una volta attuate le dovute azioni correttive, è probabile che vi sia la possibilità di dirottare quella fetta di budget risparmiato in altri investimenti più proficui per l’impresa stessa. Possiamo dire che quella offerta da Legacy è una vera e propria linea guida da seguire nel tempo per i miglioramenti costanti dell’azienda. Riassumerei i vantaggi in quattro parole chiave: conoscenza, contezza, tempestività, pianificazione».

Qual è il significato di questi quattro termini cardine?

«Appoggiarsi ad un team di professionisti che operano in un Centro Elaborazione Dati specialistico, che offre una reportistica dettagliata e che favorisce, oltre alla analisi dei dati, anche una loro lettura ed interpretazione, permette di avere vantaggi in maniera immediata e con tempi minimi, fattore, questo, che soprattutto nelle pmi difficilmente  qualcuno interno all’azienda sarebbe in grado di ottenere. Senza nulla togliere anche alla figura del consulente esterno di fiducia le aziende che intendono avvalersi di un approccio diverso e più metodico fornito dal nostro staff semmai in collaborazione con il consulente aziendale, avrebbero l’opportunità di avere una visione più completa, esaustiva e mirata della propria organizzazione. Per tale ragione figure come quelle del consulente del lavoro, del professionista che cura il controllo di gestione, o lo sviluppo organizzativo e gestionale, fanno parte della schiera degli stakeholders che giornalmente gravitano dell’orbita Legacy: un’analisi di budget del personale non va mai esclusa o sottovalutata in quanto assume un’importanza inestimabile per l’impresa. Purtroppo la sensazione è che sono molteplici i contesti aziendali e le attività che non hanno contezza dell’importanza dell’argomento nell’economia dell’azienda».

Quali sono stati gli sviluppi per le aziende che vi hanno scelto nei periodi precedenti a questa intervista?

«Le imprese che hanno scelto Legacy per questo tipo di servizio hanno sin da subito percepito il valore e l’importanza di quanto prospettato ed hanno tratto immediati ed importanti vantaggi sotto il punto di vista organizzativo e della qualità del lavoro. La individuazione precisa, fatta peraltro preventivamente, del costo de personale aziendale, permette all’amministrazione finanziaria di poter anche pianificare meglio gli obiettivi di risultato economico in termini di utili, per l’annualità. Come? attraverso la giusta allocazione delle risorse, la corretta amministrazione del personale e la massimizzazione delle prestazioni in relazione ai costi, aspetti questi che tra loro disconnessi e non ottimizzati in quanto non analizzati».

C’è una dimensione “tipo” delle aziende che si rivolgono a voi?

«Non ci sono limiti dimensionali o di numero di dipendenti cui questo metodo di analisi sia applicabile e che ne determini vantaggi e risultati. Certamente le aziende multinazionali sono strutturate per avere funzioni interne che svolgono questo genere di attività (o dovrebbero averlo!); Legacy per questo si rivolge a tutti i tipi di impresa, da uno o mille e più dipendenti fermo restando che il target di imprese mediamente presenti nel nostro contesto alle quali cerchiamo di garantire servizi e risultati sono costituite da imprese di piccole dimensioni, ma in fondo sono anche quelle che ne hanno un maggior bisogno».

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